ムダな会議をいますぐ止める：マネージャーの時間を「意思決定」に取り戻す

「時間がない」と嘆くマネージャーが急増しています。
その原因の筆頭に、「ムダな会議が多すぎる！」と嘆く声があります。

マネージャー達の貴重なコアタイムが、「ムダな会議」によって奪われているとしたら、それは組織の成長にとって、大きなボトルネックと言えます。

会議の「目的」を再定義する

本来、会議とは、「意思決定の場」「議論の場」であるべきです。
「報告」や「説明」のために、貴重な稼働時間を奪う必要はありません。

ところが、「方針説明」「月次報告」といったテーマで会議が設定され、マネージャー層の時間を消費しています。

説明したいのであれば、ツールで代替可能です。

• ペーパー（資料）で共有すれば充分です。
• 動画を任意の時間に見てもらう手もあります。
• 質疑応答（Q&A）を心配するなら、チャットなどのコミュニケーションツールを用いることで、スピーディーなやり取りと共有が可能です。

仕組みを整えれば、わざわざ時間を取って、全員が一堂に会する必要などありません。

「報告のための会議」の功罪

報告を求めるための会議は、更に深刻な問題を引き起こします。

その報告書を作成するために、マネージャー達は、どれだけ無駄な時間を使うのでしょうか。
マネージャー層が社内向けのパワーポイント作成に費やす時間は、本来、戦略立案や部下育成といった「真のコア業務」に充てられるべき貴重な経営資源です。

報告資料作成の工数削減には、AI活用が効果的です。
予め報告書に求められる要件を設定し、既存資料をAIに読み込ませて口頭で説明すれば、短時間で必要な報告資料が作成できます。

詳細な内容について確認したいのであれば、聞きたい方が個別に出向く、あるいは必要なメンバーだけを招集するのが合理的です。

「全体の場で互いの報告を聞くことで、参考になるヒントや学びを得て、更なる奮闘を期待したい。」と開催者が考えていても、参加者の頭と心は別の所にあるかもしれません。
そうであれば、コミュニケーションツールを用いたTips共有で代替可能です。

「心ここにあらず」の会議は単なる時間の「浪費」であり、説明や報告の場での気づきや学びを得てほしいという願いとは逆の方向へ進みます。
そうであれば、それぞれの目的と効果が最も発揮できる手段を選択するほうが得策です。

現場が直面する現実

現場は常にビジネススピードの加速に直面しており、業務量は増大しています。
最も大切な戦略的な活動を行うために使うべき貴重なコアタイムを、無駄な会議に費やしている暇など、マネージャー達にはありません。

あなたの会社で行わている数々の会議。

その会議は、いったい、何を生み出しているのでしょうか？

何も生まない、ただ「理解」や「納得」を得るためだけなら、いますぐやめるべきです。

会議は意思決定や議論の場であるべきで、報告や説明の場ではありません。

この棲み分けが明確になされた時、あなたの会社に、「本当に必要な会議」はどれだけ残るのでしょうか？
そこで生まれた「マネージャーの余裕」は、会社を真に成長させる活動へとつながるに違いありません。