なぜ月次が早まらないのか？業務改善が進まない本当の原因とその対策

少し前になりますが、ある外食チェーンから、「月次決算の早期化」のご相談を受けました。
当初は翌月25日頃だった月次の締めが、税理士法人のサポートにより15日にはなりました。
しかしそれ以上は早くならず、「業務改善」としてどう取り組めばよいかというご相談でした。

そもそも、月次決算の早期化はなぜ、必要なのでしょうか？
月次決算は、何のために存在するのでしょう？

会計は企業の成績表です。
その組織が健康か、病気の兆候が隠れていないか、多少の無理に耐えられる状態か、
それらを数字という客観的な視点から把握できるのが会計です。

競争が殆どない、変化もほとんどない、今のままやっていれば安泰。
そんな環境であれば、締めが翌月末でもそれより遅くても問題はないでしょう。
しかし、そんな企業は、世の中、どこを探しても存在しません。
変化が激しく、ほとんどの業界がレッドオーシャンで戦っている今、
月次決算が遅れることで生じる問題は非常に深刻なのです。

・自社の状態をリアルタイムで正しく把握できない。
・課題への有効な打ち手が遅れ、後手に回る。
・結果的にムダなコストが増える。
・状況に対する判断が常に「感覚頼り」になる。

つまり、月次決算の遅れは、企業の意思決定を遅らせ、
存続に直結するリスクをはらんでいるということです。

さて、そのことを、企業で働く人達はどれくらい理解しているでしょうか？

経理メンバーは理解しているかもしれません。
しかし、現場はどうでしょうか？
月次の早期化は、経理分だけで完結するものではありません。
正確でタイムリーな現場からの報告がなければ、
経理がどれだけ頑張っても限界があります。

一方、現場はこんな風に思っているかもしれません。

・現場は忙しいのに、また数字の催促だ。
・経理の仕事なんだから、経理で頑張れよ。
・どうせ、PLで成績をつけたいだけだろう。

こうした感情が背景にある中で、
「早く入力して」「〆切守って」と伝えるだけでは、
現場の協力が得られるはずはありません。

しかし、現場の協力が、会社の意思決定に大きく影響しており、
それが自分達現場の支援や対策、会社の未来に大きな影響を与えると理解できたらどうでしょう？
現場は進んで協力してくれるはずです。

先の外食チェーンの経理マネージャーは、「早く入力して！」と
現場店舗のお尻を叩く代わりに、
「月次の早期化は店舗支援のため」と、その目的を説いて回りました。
その結果、停滞していた締め日はたった2か月で、
翌月5日で締まるようになったのです。

行ったことは、仕組みの再設計でも人員増でもなく、
現場の協力を得るための、「伝え方」の見直しでした。

業務改善というと、「こうした方が良いよね」「こうするべきだよね」と
理想像やあるべき論から始まりがちです。
しかし、それだけでは人は動きません。

・それが自分たちの仕事に、どんな意味を持つのか。
・やらなかった場合、どんな支障があるのか。
・なぜ、自分達はそれをした方が良いのか。

「やること」を伝えるのではなく、「なぜやるのか」を丁寧に伝え、
行動してほしい人たちの理解を得ることが何よりも大切な事です。

私が知る限り、
月次決算が遅い会社で業績好調という企業は殆ど見受けません。
逆に、低迷している会社は月次も遅い傾向があります。

なぜそれをするのか。
その目的をどのように伝えるかの工夫をするだけで、現場は勝手に動き始めます。
それは、「意味をどう伝えるか」というあなたの言葉にかかっているのです。