ミーティングの目的を予めレジュメ等で伝え、発表することや質問事項などを考えてきてもらうのはよくあることですが、私が組織活性化のお手伝いの一手段として関わらせていただくミーティングでは、参加者全員にそれぞれ「役割」も考えてきてもらいます。
司会や書記などという決まりきった役割ではありません。
「あなたはこのミーティングが有意義なものとなるためにどんな役割を発揮しますか？どのような態度で参加し、場づくりにどんな影響を発揮したいと思いますか？」というもので、すなわちそれがミーティングにおける役割です。
参加していないわけではなく頭の中では真剣にいろいろ考えていても、全く一言も発せずに終わってしまった時、周囲にはその人がミーティングで何を考え、何を決意したのかはわかりません。
発言数は多いけれども、誰かの揚げ足取りだったり、ひたすら自分の意見を言うだけでは、やはり折角の場を壊してしまいます。
私はこのミーティングで人の意見をしっかり聴いて、それについて前向きなコメントを発します。
私はこのミーティングで自分ができていないことでも臆せずに、将来目指すコトとして堂々と意見を出します。
私はこのミーティングで人の意見を否定せずに、自分との違いと共通点を見出して、建設的な話し合いができるように努めます。
私はこのミーティングで場が沈滞しないよう、常に雰囲気づくりに努めます。
私はこのミーティングで先輩たちの話をよく聴き、自分は何が分かっていて何が分からないのか頭の整理をし、分からないことについて堂々と質問をします。
立場や経験、年齢やミーティング自体の目的によって、同じ人でも毎回その役割は変わってくるでしょう。
事前に役割をの自分で考えてから臨んでもらい、冒頭、自分の役割（態度と与えたい影響）を一人ずつ発表をしてもらいます。
ミーティング終了後、振り返りとして自分の役割発揮度の自己評価と周囲からのフィードバックをもらいます。
これをすることによって、まず全員が前向きに臨むことができ、ミーティングにお客様はいなくなります。
更に、全員がそのミーティングを有意義なものにするために役割を考えるわけですから、当然、普段よりも中身の濃いものになりますし、振返りやフィードバックを行うことによって、それぞれのセルフリーダーシップの育成やチームビルディングに良い影響をもたらしていきます。
ミーティングに必要なのは目的だけではないのです。
あなたのチームでミーティングを行う時、是非、一人一人の「役割」を事前に考えてもらい、それを意識して実施してみください。
きっと、普段とは違う何かが生まれてくると思います。
