スケジュール管理が上手くできない。
いつも納期に追われている。
あれもこれもと頭が混乱して時間ばかりかかってしまう。
こう訴える人たちに、スケジュール管理をどのように行っているかを尋ねると、
その多くの人たちが、
「To Doリストを使っている」または「ポストイットに書いてPC前に貼っている」
と言います。
これでは絶対にうまくいきません。
スケジュール管理とは、時間管理です。
To Doリストやポストイットは、やることを書き出しているだけで、
時間管理の概念がそこには全くありません。
複数案件の時間管理を行うのに、最も簡単で最も効果的なのは、
カレンダーを活用することです。
慣れるまでは、1か月になっているものが良いでしょう。
なければ、A3ほどの大きさの用紙に手書きで作成するので十分です。
案件A 納期8/7（月）
案件B 納期8/10（木）
案件C 納期8/18（金）
土日祝が休みであったら、その日は稼働日ではないので×を付けます。
案件とは関係ない、社内会議や既に決まっているアポなどの予定を書き込みます。
3つの案件があったとしたら、まずはカレンダーに納期を記します。
さて、ここからが本番です。
案件Aは踏まなければいけない手順が多く、
自分一人では完結できない、上司のチェックが必要で、
修正が入る可能性が大きい。
上司には8/２（水）中には見せて、翌日夕方までにチェックを返してほしい。
8/2までに上司に見せられるようにするには、
aとbとcを来週中に終わらせておく。
↑
これらの計画をすべてカレンダーに書き込みます。
abcがTo Doリストに書かれている事ですが、
カレンダーの締切り日に書き込めば、To Doリストの作成は必要ありません。
同様に、案件B、Cについても書き込んでいきます。
分かりやすいように、案件ごとにペンの色を変えても良いかもしれません。
自分のスケジュールが一目瞭然となる事で、
仕事の引き受け方、進め方、相談の仕方などの工夫を
自然と考えるようになるでしょう。
スケジュール管理ができないと悩む人は、
スケジュール管理をしていない場合が殆どです。
スケジュール管理とは、やることを書き出すことではなく、
時間を管理することです。
時間をしっかり管理することができれば、
複数案件が重なったとしても、何も慌てることはありません。
カレンダーに書き込まれた予定通りに行えば良いだけです。
是非、お試しください。
